MAXit Backup – Rechtssicherheit / Compliance

Die Datenmenge für elektronische Dokumente und E-Mails nimmt ständig zu. Neben Datensicherheit, Disaster Recovery und Benutzerzugriff ist Compliance, mit verschiedenen Aufbewahrungsrichtlinien für unterschiedliche Geschäftsdokumente und Geschäftskorrespondenz, eine weitere Motivation für die Implementierung einer integrierten Storage Lösung. Barracuda Message Archiver und Barracuda Backup stellen, in Kombination mit entsprechenden Regelwerken und Richtlinien, hervorragende Tools zur Bewältigung dieses Anforderungsprofils dar.

Der Barracuda Message Archiver entlastet Ihren Mail-Server und sichert Ihnen auf Dauer Zugang zu allen geschäftskritischen E-Mails. Zu seinen Kernfunktionen gehören revisionssichere Archivierung einschließlich Suchfunktion, Exportmöglichkeit und redundanter Speicherung.

Mit Barracuda Backup geht kein Dokument verloren. Vollständige Datensicherung und Datenwiederherstellung, lokal und off-site.

Zwei Bestimmungen der österreichischen Rechtsordnung kommt bezüglich der Aufbewahrung von Dokumenten besondere Bedeutung zu: §212 des Unternehmensgesetzbuches „UGB“ und §132 der Bundesabgabenordnung „BAO“. Kurz zusammengefasst regelt §212 UGB die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten und Schriftverkehr und §132 BAO die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen. Beide Bestimmungen legen grundsätzlich eine siebenjährige Aufbewahrungsfrist fest. Unterlagen, die unter diese Regelungen fallen, müssen so aufbewahrt werden, dass die Rechte und Pflichten des Unternehmens zu jeder Zeit vorzeigbar sind.

Die Erstellung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Unterlagen in elektronischer Form ist grundsätzlich zulässig. Folgende Grundsätze müssen hierbei Beachtung finden:

• Die Echtheit und Vollständigkeit der elektronischen Aufzeichnungen ist sicherzustellen. 
• Die elektronischen Aufzeichnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsperiode jederzeit zugänglich sein.

Unterlagen, die persönliche Daten – wie sie im Datenschutzgesetz 2000 „DSG“ definiert sind – enthalten, dürfen nur solange in personenbezogener Form aufbewahrt werden, als dies für die Erreichung der Zwecke, für die sie ermittelt wurden, erforderlich ist. Darüber hinaus können sich längere Aufbewahrungsfristen aus besonderen gesetzlichen, insbesondere archivrechtlichen, Vorschriften ergeben (zB die oben erwähnten Normen, §212 UGB und § 132 BAO). Welcher Zeitraum als „erforderlich“ anzusehen ist, muss hinsichtlich jedes Datensatzes individuell geprüft werden (Zweckerfüllung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen).

Gemäß §14 DSG werden verpflichtende Datensicherheitsmaßnahmen festgelegt. Daten müssen – unter Bedachtnahme auf den Stand der technischen Möglichkeiten und auf die wirtschaftliche Vertretbarkeit – vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung und vor Verlust geschützt werden.

Eine Übersicht über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume für unterschiedliche Dokumentarten kann diesem Dokument des Herstellers Barracuda entnommen werden: Barracuda_Storage_WP_Compliance_in_Austria_DE.pdf